Thư Ký

• Điều phối, nhắc nhở công việc và lịch làm việc
• Tham mưu, cố vấn cho tổng giám đốc trong việc đưa
ra các quyết định.
• Tổng hợp và điều phối thông tin: Tổng hợp, phân
tích và đánh giá thực trạng hoạt động của công ty nói
chung và các phòng ban nói riêng dựa trên báo cáo của
các bộ phận. Tìm hiểu và khắc phục vấn đề. Sau khi
có quyết định từ tổng giám đốc, thông báo tới cho các
phòng ban.
• Quản lý và giám sát: Hỗ trợ tổng giám đốc quản lý
và giám sát các công việc của phòng ban, cá nhân
trong công ty, đảm bảo tiến độ và chất lượng công
việc.
• Chuẩn bị công tác hành chính: Làm báo cáo chuẩn bị
cho cuộc họp trong và ngoài công ty, trực tiếp tham
gia cuộc họp khi được tổng giám đốc yêu cầu.
• Sắp xếp cuộc họp: khi được yêu cầu chuẩn bị cuộc
họp, trợ lý cần làm việc với các trưởng bộ phận, phòng
ban để lên kế hoạch và sắp xếp thời gian, địa điểm
cuộc họp, thông báo tới những người liên quan tới
cuộc họp.
• Lưu trữ văn thư: Thực hiện công việc lưu trữ một
cách khoa học để có thể nhanh chóng trích xuất thông
tin khi có yêu cầu từ tổng giám đốc các tài liệu liên
đới.
• Xử lý thông tin: Đối với cuộc họp, ghi chép thông tin
cuộc họp, các ý kiến và quyết định trong cuộc họp.
Đồng thời tiếp nhận và xử lý các văn kiện, tài liệu
được gửi tới và truyền đạt cho tổng giám đốc.
• Quản lý đối tác: Trực điện thoại, kiểm tra hòm thư
điện tử, … tổng hợp, quản lý và sắp xếp các cuộc gặp
mặt, làm việc với đối tác, khách hàng, cơ quan hành
chính nhà nước, …
Lập và theo dõi các Hợp đồng dự án, chính sách, và
các hồ sơ phát sinh.
– Theo dõi tiến độ giỏ hàng và cập nhật liên tục cho
các đối tác.
– Kiểm tra đối chiếu thưởng nóng, phí môi giới.
– Đảm bảo các thông tin từ dự án đến các sàn/đại lý
liên tục, kịp thời và chính xác.
– Một số công việc khác theo sự phân công giao phó
của cấp trên đề ra.
• Xây dựng và duy trì các mối quan hệ: Kết nối tổng
giám đốc và các mối quan hệ với tổ chức và cá nhân.