1. Tầm quan trọng của nhân viên tổ chức sự kiện, PR trong đơn vị tổ chức

Một sự kiện có thành công hay không sẽ phụ thuộc vào đội ngũ tổ chức sự kiện. Công việc tổ chức sự kiện bao gồm nhiều “mắt xích nhỏ” – mỗi người phụ trách một hoạt động. Và bắt buộc, các “mắt xích” đó phải hoạt động trơn tru, mọi người phải hiểu ý nhau, có tính nhạy bén. Nếu một trong những “mắt xích” đó bị “lỡ nhịp” thì sẽ làm gián đoạn chương trình sự kiện, giảm bớt hiệu quả, thậm chí có thể gây ấn tượng không tốt với người tham dự vì sự thiếu chuyên nghiệp, ảnh hưởng thương hiệu của doanh nhiệp.

2. Các đầu việc và nhiệm vụ chung của nhân viên tổ chức sự kiện

• Thiết kế hồ sơ kêu gọi tài trợ; liên hệ hợp tác với các đối tác doanh nghiệp, đại sứ quán, hiệp hội thương mại các nước…
• Lên kế hoạch, điều phối nhân sự, dự trù kinh phí cho những sự kiện: dàn dựng, trang trí, chọn địa điểm tổ chức, tổng duyệt chương trình...
• Quản lý giấy tờ, hồ sơ sự kiện, thanh toán chi phí nhân sự, trang thiết bị, địa điểm… khi chạy chương trình, và thu hồi công nợ khi kết thúc chương trình.
• Kiểm soát, giám sát, xử lý phát sinh trong sự kiện.
• Thiết lập duy trì mối quan hệ với khách hàng, quản lí nhân sự, quản lí quy trình tổ chức sự kiện.
• Viết các bài PR cho sự kiện
• Xây dựng thiết lập quan hệ đối tác, báo chí, giới truyền thông

3. Công việc hằng ngày của nhân viên tổ chức sự kiện, PR

• Lên ý tưởng, viết kịch bản tổng thể và chi tiết cho sự kiện
• Lập danh sách số lượng khách mời tham dự
• Liên hệ với địa điểm tổ chức sự kiện
• Làm việc cùng các đơn vị phụ trách ánh sáng, âm thanh, thiết bị trình bày và phục vụ…
• Lên kịch bản cho MC giới thiệu về sự kiện của doanh nghiệp và mời MC phù hợp với chương trình…
• Gửi kịch bản tổng thể cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện
• Lên form giấy mời và gửi giấy mời tới khách tham dự
• Lên kế hoạch những khách mời sẽ tham dự chương trình và liên hệ với khách mời
• Dự đoán trước những vấn đề phát sinh có thể xảy ra để khắc phục kịp thời
• Thực hiện tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra
• Trước, trong và sau giờ diễn ra sự kiện:

• Đảm bảo các đơn vị cùng tham gia tổ chức sự kiện đã có mặt
• Liên hệ lại với khách mời và đón khách mời
• Điều phối chương trình diễn ra theo đúng hướng kịch bản
• Xử lí thông minh, linh hoạt khi có vấn đề phát sinh
• Viết bài truyền thông, PR cho sự kiện gửi tới các đơn vị báo chí

4. Định hướng phát triển cơ hội thăng tiến của vị trí và nghề tổ chức sự kiện, PR

Nghề tổ chức sự kiện, PR dành cho mọi đối tượng cả nam và nữ. Tuy nhiên, nghề đòi hỏi mọi người phải có sức khỏe tốt. Bởi công việc này bạn thường xuyên phải di chuyển, đốc thúc công việc, làm việc với nhịp độ nhanh. Bên cạnh đó, khả năng giao tiếp cũng cực kì quan trọng để bạn có thể truyền đạt ý tưởng đến những người làm cùng mình; thiết lập được các mối quan hệ tốt.

Trong những năm gần đây, nghề tổ chức sự kiện, PR ngày càng “bùng nổ”. Thông qua các sự kiện, các doanh nghiệp có thể giúp quảng bá hình ảnh cũng như thương hiệu sản phẩm mới tới khách hàng và các đối tác doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể tuyển các nhân viên tổ chức sự kiện, PR để làm cho công ty. Hoặc bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp không thể bao quát, tổ chức được sự kiện một cách chuyên nghiệp nên các đơn vị tổ chức sự kiện ra đời. Nó tạo nhiều cơ hội nghề nghiệp với những người hướng ngoại, năng động, sáng tạo.