25.1 Mô tả vị trí nhân viên vật tư

  1. Tầm quan trọng của vị trí Nhân viên vật tư

Nhân viên vật tư là đầu mối kết nối giữa công ty và khách hàng. Họ sẽ chịu trách nhiệm, đảm bảo chất lượng các vật tư cho công ty và liên hệ với bên cung cấp khi mua hoặc phản hồi lại khi sản phẩm không đúng chất lượng. Do đó, vị trí nhân viên vật tư là một trong “mắt xích” quan trọng trong dây chuyền, quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Đối với mỗi vị trí nghề nghiệp nào, bạn cũng đều có vai trò quan trọng đối với công ty và rút được kinh nghiệm cho bản thân. Vì vậy, bạn nên tự hào đối với mỗi vị trí mà bạn đảm nhận.

  1. Các đầu việc và nhiệm vụ chung của Nhân viên vật tư

Nhiệm vụ chung của nhân viên vật tư là trực tiếp thực hiện hoạt động thu mua, giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu của công ty. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải quản lí, kiểm soát số lượng và chất lượng vật tư.

  1. Công việc hàng ngày của nhân viên vật tư
  • Nhận các phiếu yêu cầu mua hoặc sửa chữa công cụ, linh kiện, máy móc thiết bị
  • Tìm nhà cung cấp, lấy báo giá, so sánh để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu
  • Đàm phán, thương lượng các điều khoản mua hàng với nhà cung cấp
  • Lập hồ sơ và trình kí nhà cung cấp được chọn
  • Lập đơn đặt hàng, hợp đồng để cấp trên phê duyệt
  • Tiến hành mua hàng khi đã thông qua và được sự đồng ý về chất lượng và giá cả của bộ phận quản lý
  • Giám sát, theo dõi việc giao hàng, nhận hàng
  • Theo dõi tiến độ sửa chữa, lắp ráp, chạy thử
  • Liên hệ các bộ phận liên quan để đối chiếu và kiểm kê định kỳ hoặc khi có yêu cầu
  • Đảm nhận công việc mua bán và vận chuyển vật tư; tiến hành các thủ tục thanh toán
  • Giải quyết các vấn đề sai sót về chất lượng và số lượng trong quá trình mua hàng
  • Lập các biên bản nghiệm thu, trình ký, hoàn tất hồ sơ sửa chữa
  • Thực hiện việc mua hàng đối với các yêu cầu phát sinh đột xuất hoặc số lượng ít mà nhà cung cấp không giao hàng được
  • Cập nhật thông tin liên quan đến các nhà cung cấp: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển…
  • Tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới
  1. Định hướng phát triển và cơ hội thăng tiến của Nhân viên vật tư

Nếu bắt đầu từ vị trí nhân viên vật tư, bạn hoàn toàn có cơ hội để phát triển năng lực, thăng tiến cao hơn nữa trong ngành. Muốn vậy, khi đảm nhận vị trí này, bạn cần không ngừng học hỏi, làm việc khoa học, tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện tốt các kĩ năng như giao tiếp, thuyết trình,… Từ đó, bạn sẽ hoàn toàn có thể trở thành nhân viên xuất sắc. Khi đã đạt được mục tiêu này, bạn sẽ đưa ra các mục tiêu cao hơn: phát triển lên các vị trí Phó phòng vật tư; Trưởng phòng vật tư thiết bị,…