1. Tầm quan trọng của Nhân viên điều phối vận tải

Nhân viên điều phối (điều phối viên) là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý các hoạt động đảm bảo mọi người chuẩn bị và thực hiện cho các hoạt động ở mức tốt nhất.

2. Các đầu việc và nhiệm vụ chung của Nhân viên điều phối vận tải

Nhiệm vụ bao gồm việc tiếp nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận Sale để tìm kiếm xe cho đơn hàng (tìm các nhà xe có tuyến đường phù hợp, có mức giá hợp lý, xác nhận lại giá chính xác với các nhà xe qua email, sms,…). Theo dõi sát quá trình vận chuyển hàng hóa để xử lý kịp thời những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn; giám sát để cập nhật tình trạng đơn hàng kịp thời cho bên chủ hàng. Đề xuất xây dựng các quy trình về vận hành để tối ưu quá trình tiếp nhận, vận chuyển, giao nhận hàng hóa.

3. Công việc hàng ngày của Nhân viên điều phối vận tải

• Đặt xe từ nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển đưa hàng từ sân bay, nhà cung cấp, điều chuyển hàng từ kho khác về kho
• Điều phối xe, lái xe, nhân viên giao hàng theo kế hoạch xuất hàng
• Tiếp nhận thông tin nhà xe, lái xe, yêu cầu điều kiện giao hàng (nhiệt độ, thời gian) khi gửi hàng thông qua nhà xe và thông báo cho các bộ phận liên quan
• Báo cáo kế hoạch, kết quả nhập, xuất hàng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
• Quản lý chi phí xăng, dầu sử dụng cho xe giao hàng
• Quản lý lộ trình xe giao hàng thông qua hệ thống định vị GPS
• Quản lý chu kì bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa xe giao hàng
• Thực hiện báo cáo thẩm định vận chuyển hàng năm cho xe nội bộ và xe thuê của bên thứ 3 theo yêu cầu từ nhà sản xuất

4. Định hướng phát triển và cơ hội thăng tiến của Nhân viên điều phối vận tải

Công việc này phù hợp hơn cho phái nam vì khá vất vả. Và bạn cần phải có nhiều kỹ năng để trở thành một nhân viên điều phối giỏi. Kỹ năng điều phối đặc biệt quan trọng với công việc này. Điều phối là điều tiết mọi việc, làm trung gian phối hợp và thúc đẩy mọi người. Bạn có thể quán xuyến và hoàn thành khối lượng công việc lớn. Nhiệm vụ của điều phối viên bao gồm cả điều phối các nhân viên nên cần trau dồi kỹ năng hướng dẫn. Bạn sẽ biết cách truyền đạt mục đích của mình tới người nhận được. Hướng dẫn là năng lực chỉ dạy, hướng dẫn người khác những kiến thức, kỹ năng của bản thân. Không trau dồi kỹ năng này, bạn không thể truyền đạt tri thức của mình cho cấp dưới một cách đầy đủ, rõ ràng và có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn.

Bạn cũng cần biết cách quản lý thời gian. Việc thiết lập ra các deadline làm trơn tru hơn các hoạt động và đưa chúng làm việc theo đúng lịch trình. Một số rủi ro có thể gặp phải như xe hàng bị hỏng giữa đường hay mất hàng; do đó, người điều phối vận tải phải có kỹ năng xử lý vấn đề nhanh chóng và có kế hoạch về kiểm soát rủi ro.