1. Tầm quan trọng của Giao dịch viên

Giao dịch viên được xem là vị trí “mặt hoa da phấn” tại bưu điện, bưu cục; trực tiếp tiếp xúc, xử lý giải quyết các nhu cầu của khách hàng. Tính chuyên nghiệp, văn hóa bưu điện và nhiều giá trị vô hình khác được thể hiện qua cường độ làm việc, thái độ phục vụ và khả năng xử lý chính xác của giao dịch viên.

Có thể nói, đây là vị trí phản ánh chất lượng dịch vụ, hình ảnh và thương hiệu của bưu cục. Do đó, vị trí này cũng đòi hỏi yêu cầu cao về ngoại hình, nghiệp vụ, đồng thời có được kỹ năng giao tiếp khéo léo…

2. Các đầu việc và nhiệm vụ chung của Giao dịch viên

Nhiệm vụ chung của Giao dịch viên bưu chính là hướng dẫn khách hàng hoàn thành các thủ tục tại quầy hoặc tư vấn bán kèm các sản phẩm bưu chính cho khách hàng.

3. Công việc hàng ngày của Giao dịch viên

• Đón tiếp, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng khi đến bưu điện, bưu cục
• Hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng biết các thu tục để gửi hàng
• Thực hiện giao dịch giấy tờ về đơn hàng
• Tiếp nhận bưu kiện, đơn hàng của khách hàng
• Hỗ trợ và giải quyết khiếu nại, thắc mắc của khách hàng
• Chào bán, tư vấn các sản phẩm, dịch vụ bưu chính
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ và đưa ra phương án cải thiện chất lượng dịch vụ
• Chăm sóc khách hàng và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ

4. Định hướng phát triển và cơ hội thăng tiến của Giao dịch viên

Giao dịch viên yêu cầu bạn phải liên tục giao tiếp, xử lý các nhu cầu không ngừng nghỉ của khách hàng. Đây là cơ hội để các bạn rèn luyện thêm về khả năng giao tiếp, cách thức nắm bắt tâm lý người đối diện, xử lý các tình huống khó. Bên cạnh đó, mối quan hệ của bạn với khách hàng sẽ được mở rộng, giúp ích rất nhiều cho bạn trong công việc và cuộc sống bản thân. Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra áp lực không nhỏ. Bởi khách hàng hiện tại rất khó tính, thường yêu cầu khắt khe về thời gian hoàn thành công việc. Do đó, tốc độ xử lý công việc là điều cực kỳ quan trọng nhưng vẫn đòi hỏi độ chính xác cao.

Giao dịch viên là người tạo nên ấn tượng tốt đẹp đầu tiên và lâu dài với khách hàng. Theo đó, để trở thành 1 Giao dịch viên chuyên nghiệp, bạn cần rèn luyện các kỹ năng: làm việc nhóm và độc lập tốt; giao tiếp, biết lắng nghe; kỹ năng xây dựng, tạo lập mối quan hệ cá nhân; kỹ năng đặt câu hỏi và xử lý tình huống,...

Giao dịch viên được coi là vị trí tiếp nhận đơn hàng hoặc bán kèm thêm sản phẩm của bưu cục. Với các vị trí bán hàng, cơ hội thăng tiến là rộng mở và rõ ràng. Nếu bạn hoàn thành được chỉ tiêu đề ra, tỷ lệ phục vụ khách hàng tốt, mức độ hài lòng của khách hàng cao, bạn có cơ hội được ứng tuyển nội bộ tại các vị trí cao hơn...