1.Tầm quan trọng của nghề lễ tân khách sạn trong đơn vị tổ chức

Có thể nói, nhân viên lễ tân khách sạn đóng một vài trò hết sức quan trọng cho sự phát triển kinh doanh của khách sạn. Họ là bộ mặt, là đối tượng thường xuyên phải giao tiếp với khách, nên chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng có thể khiến du khách từ chối không lưu trú, hoặc lần sau sẽ không bao giờ trở lại đặt phòng. Do vậy lễ tân khách sạn là trung tâm đầu não, cầu nối của khách sạn với khách hàng.

2. Các đầu công việc, nhiệm vụ chính của nghề lễ tân khách sạn trong đơn vị

Lễ tân khách sạn là những người làm việc tại bộ phận tiền sảnh của khách sạn. Nhiệm vụ chính của lễ tân khách sạn là tiếp nhận điện thoại của khách hàng gọi điện đến khách sạn, chào đón khách, giới thiệu, quảng bá hình ảnh của khách sạn tới khách hàng, làm thủ tục nhận phòng (check in), thủ tục trả phòng (check out), giải đáp thắc mắc của khách hàng trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn

3. Công việc hằng ngày của lễ tân khách sạn

• Làm thủ tục nhận phòng cho khách (check in)

- Dựa vào bảng danh sách đặt phòng hàng ngày, nắm các thông tin cần thiết, liên hệ với bộ phận buồng phòng để chắc chắn phòng đã sẵn sàng, chú ý những phòng có yêu cầu đặc biệt: honey moon, phòng khách VIP…

- Thực hiện quy trình check-in theo tiêu chuẩn của khách sạn:

+ Chào khách.

+ Hỏi tên khách đặt phòng, xác nhận thông tin phòng, dịch vụ đã đặt. Với khách walk-in, giới thiệu phòng còn trống để khách lựa chọn.

+ Hỏi mượn chứng minh thư (khách Việt), Passport (khách nước ngoài) và làm thủ tục nhận tiền đặt cọc, thanh toán.

+ Hướng dẫn khách điền và ký vào mẫu đăng ký xác nhận lưu trú tại khách sạn.

+ Thông báo cho khách biết về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn, các dịch vụ du lịch liên quan: đặt tour, cho thuê xe,…

+ Giao chìa khóa cho Bellman dẫn khách lên nhận phòng.

- Sắp xếp CMT/ Passport của khách theo đúng thứ tự phòng, thực hiện việc đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm cho khách.

- Thực hiện khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ khách.

• Giới thiệu, bán dịch vụ cho khách

- Giới thiệu khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn: ẩm thực, dịch vụ văn phòng, spa, gym, karaoke, bi-a…

- Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của các đơn vị liên kết: cho thuê xe, đặt tour, mua vé tham quan, mua hàng lưu niệm - đặc sản làm quà…

• Phục vụ khách trong thời gian lưu trú

- Nhiệt tình cung cấp cho khách các thông tin cần thiết: sự kiện diễn ra tại địa phương; các điểm đến tham quan; số điện thoại - địa chỉ ngân hàng, đại sứ quán; địa chỉ tin cậy sửa giày, vali; giá cả một số mặt hàng…

- Giữ hộ chìa khóa khi khách có nhu cầu ra ngoài.

- Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.

- Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi.

- Nhận báo thức khách theo yêu cầu.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách.

- Nhận - gửi bưu phẩm, thư từ, fax của khách.

- Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, tàu hỏa, đặt phòng khách sạn ở điểm đến kế tiếp… và xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi cần thiết.

- Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn - khiếu nại của khách.

• Thực hiện quy trình trả phòng (check-out)

- Gần đến giờ check-out, nhân viên lễ tân liên lạc với các bộ phận trong khách sạn nhận liên phiếu sử dụng dịch vụ của khách để ghi nhận thông tin vào hồ sơ thanh toán.

- Thực hiện quy trình check-out theo tiêu chuẩn khách sạn:

+ Nhận lại chìa khóa/ thẻ vào phòng từ khách.

+ Liên hệ bộ phận buồng phòng thực hiện việc kiểm tra phòng khách: sử dụng minibar, tình trạng của các thiết bị - dụng cụ…

+ Trong thời gian chờ thông tin kiểm tra phòng, lễ tân chủ động thăm dò cảm nhận của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, chất lượng dịch vụ như thế nào…

+ Ghi nhận thông tin kiểm tra từ bộ phận Housekeeping, cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiêu của khách.

+ Xác nhận lại với khách những dịch vụ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.

+ Thông báo số tiền khách cần thanh toán, thực hiện thủ tục thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng… và in hóa đơn cho khách.

+ Trả lại CMT/ Passport cho khách theo đúng tên, đúng phòng.

+ Chào khách ra về.

- Thực hiện quy trình Check-out nhanh cho những phòng khách yêu cầu.

• Các công việc khác

- Thực hiện các công việc sau khi khách check-out: cập nhật tình trạng phòng, lưu hồ sơ khách hàng…

- Công việc cuối ca: lưu các thông tin quan trọng xảy ra trong ca làm việc, yêu cầu cần thực hiện cho khách vào sổ bàn giao công việc; ghi các thông tin khách yêu cầu vào giấy ghi chú và dán ở nơi dễ thấy để nhân viên ca sau thực hiện; bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc, tiền quỹ cho lễ tân ca sau.

- Tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, báo cáo các thông tin nhận xét, phản hồi của khách về chất lượng dịch vụ khách sạn.

- Tham gia các khóa huấn luyện nâng cao nghiệp vụ, cross-training khi được khách sạn tạo điều kiện.

- Hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới, nhân viên thực tập của bộ phận khi được quản lý giao phó.

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

4. Định hướng nghề nghiệp, cơ hội phát triển của lễ tân khách sạn

4.1 Những khó khăn mà lễ tân khách sạn gặp phải

• Khách hàng đánh giá kahchs sạn ngay từ cái nhìn đầu tiên với lễ tân
• Biết nhiều ngoại ngữ
• Làm việc ca đêm
• Thời gian không cố định
• Nghề làm dâu trăm họ

4.2 Cơ hội nghề nghiệp

Một nhân viên lễ tân giỏi luôn chủ động trong việc tiếp nhận những nhiệm vụ công việc không giới hạn; chủ động trong việc nhận ca và chia ca (có thể hôm qua làm ca ngày, hôm nay làm ca đêm và ngày mai làm ca gãy, chưa kể có những lúc khách đông phải tăng ca).

Chỉ cần định hình được nhu cầu của bản thân và xã hội; hiểu rõ tính chất công việc lễ tân, trang bị đầy đủ các kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ,… là đã đủ điều kiện để tìm kiếm và theo đuổi nghề lễ tân, nỗ lực hết mình để trở thành nhân viên lễ tân giỏi, đẩy nhanh con đường thăng tiến của bản thân trong ngành Khách sạn – Nhà hàng.

Lễ tân nếu có kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng tốt sẽ có cơ hội làm ở các vị trí như trưởng quầy lễ tân, quản lý lễ tân…