1. Khái niệm ngành hành chính – văn phòng

        Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty, sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp. Bên cạnh đó, họ phải quản lý, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ đối ngoại cho công ty, chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Đặc điểm nhân sự ngành hành chính – văn phòng
   1. Đặc điểm nhân sự

• Biết cách quản lý thời gian

Biết cách quản lý thời gian là đặc điểm quan trọng hàng đầu của nhân viên hành chính văn phòng. Bởi bạn thường xuyên phải làm rất nhiều các công việc hành chính theo yêu cầu của các nhà quản lý cấp cao, và người quản lý của bạn muốn bạn đáp ứng thời hạn và làm mọi thứ một cách hiệu quả, do đó việc quản lý thời gian tốt là một phần không thể tách rời trong công việc của bạn.

• Tính linh hoạt

Với các công việc hành chính, văn phòng, bạn phải làm tốt nhiều thứ, các công việc liên quan tới nghiệp vụ chuyên môn và các công việc phát sinh khác. Do đó, bạn phải linh hoạt, có khả năng thích ứng nhanh với hoàn cảnh để làm tốt các công việc được giao.

• Có kỹ năng tổ chức

Ngành hành chính, văn phòng đánh giá cao những nhân viên có kỹ năng tổ chức. Với đặc thù nghề nghiệp, bạn phải có kỹ năng tổ chức tốt để cân bằng các công việc hàng ngày, hoàn thành đúng thời hạn của các công việc được giao, và thay đổi theo yêu cầu của cấp trên vào phút chót. Một thuộc tính quan trọng của một chuyên gia hành chính có tổ chức là khả năng làm tốt mọi thứ một cách nhanh chóng, hoàn thành một nhiệm vụ mới và quay trở lại hoàn thành công việc đang làm trước đó.

• Có thái độ tích cực

Các vị trí công việc của ngành hành chính văn phòng yêu cầu bạn phải đối xử tốt với mọi người, có khả năng chịu áp lực cao trong công việc, sẵn sàng giải quyết các vấn đề khó khăn một cách nhanh chóng, hiệu quả. Bởi vậy, bạn phải luôn lạc quan, có tinh thần làm việc tích cực thì bạn mới thành công được ở trong ngành này.

• Giao tiếp tốt

Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính văn phòng là bạn phải thay mặt sếp nói chuyện, gọi điện, viết email và thông báo cho khách hàng. Bởi vậy ngành này yêu cầu bạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và viết văn bản. Nói chuyện tốt, tự tin, thân thiện và khi viết thư từ đảm bảo ngữ pháp và đúng chính tả là yêu cầu bắt buộc cần có của nhân viên hành chính - văn phòng.

• Luôn đúng hẹn, tin cậy, luôn tuân thủ quy định, quy trình, thủ tục của doanh nghiệp
• Coi trọng truyền thống, nề nếp
• Nhân viên hành chính – văn phòng đảm đương các công việc quản lý hồ sơ tài liệu, giấy tờ, ghi chép sổ sách và các công việc hành chính, văn phòng khác. Vì vậy, họ cần sự cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác cao trong quản lý và lưu trữ số liệu.

2.2 Môi trường làm việc

         Hiện nay, bất cứ công ty, doanh nghiệp, tổ chức, tập đoàn nào cũng đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính – văn phòng. Do đó, cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều. Bạn có thể được tuyển dụng vào làm cho các vị trí nhân viên hành chính ở các bộ phận hành chính nhân sự, cũng có thể làm công tác giảng dạy tại các trường Đại học, Cao đẳng có chuyên ngành hành chính (ví dụ: học viện hành chính). Ngoài ra, nghiên cứu về công tác hành chính trong các cơ quan quản lý về hành chính của nhà nước cũng là một nơi làm việc lý tưởng.

3. Các vị trí, công việc, nghề thường gặp trong nhóm ngành hành chính – văn phòng

• Quản trị văn phòng
• Quản lý hành chính
• Nhân viên hành chính, văn phòng
• Hành chính, quản lý hồ sơ
• Nhân viên đánh máy
• Biên soạn hồ sơ
• Nhân viên hành chính, lễ tân
• Trưởng phòng hành chính