1. Tầm quan trọng của nhân viên lễ tân

         Bộ phận lễ tân là nơi đầu tiên chúng ta tiếp xúc, làm thủ tục check – in và khi ra về, đây cũng là nơi để chúng ta check – out, hoàn thành mọi thủ tục. Do đó nhân viên lễ tân còn được coi là bộ mặt của một cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức tạo những ấn tượng đầu tiên và sau cùng với khách hàng. Lễ tân càng chuyên nghiệp thì càng “ghi điểm” trong lòng khách hàng. Đây là cơ hội để doanh nghiệp thu hút khách hàng trung thành với sản phẩm của mình thay vì phải mất các khoản phí đắt đỏ để thu về khách hàng tiềm năng.

2. Các đầu việc của nhân viên lễ tân

• Trực quầy lễ tân và tiếp đón khách đến làm việc tại công ty
• Tiếp nhận, xử lý thư từ, công văn
• Trực điện thoại
• Phối hợp quản trị hành chính, văn phòng
• Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp

3. Công việc hàng ngày của nghề hành chính lễ tân

• Khi đến công ty để liên hệ làm việc, nhân viên lễ tân phải niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai, làm gì…
• Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc.
• Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận, nhân viên lễ tân hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền đạt.
• Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước.
• Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan.
• Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.
• Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển đến cho các bộ phận của công ty.
• Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng.
• Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.
• Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm,…
• Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm…
• Thực hiện việc in ấn, scan, photo tài liệu… khi được các bộ phận yêu cầu.
• In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.
• Đảm bảo tính chính xác của các tài liệu được yêu cầu in ấn, scan, photo…

4. Định hướng phát triển cơ hội thăng tiến của nghề hành chính lễ tân

       Sự tiến bộ ở vị trí hành chính lễ tân mở ra cho bạn rất nhiều cơ hội trong tương lai. Bạn có thể tiến tới các vị trí có trách nhiệm hơn và có thể phát triển con đường sự nghiệp của bạn một cách vững chắc hơn. Bạn có thể chọn từ nhiều vị trí trong các lĩnh vực rộng lớn về quản lý hoặc tài chính. Điểm cao nhất trong sự nghiệp của bạn có thể là vị trí quản lý bộ phận lễ tân hoặc trưởng phòng hành chính văn phòng.