1. Tầm quan trọng của Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Vai trò của nhân viên xuất nhập khẩu gắn liền với các vấn đề liên quan tới hồ sơ chứng từ để phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu. Bạn phải đảm bảo sao cho thông tin của chứng từ hàng hóa trước khi thông quan xuất nhập phải chính xác và hợp lý. Từ đó giúp việc giao hàng được diễn ra đúng tiến độ và đúng pháp luật.

2. Các đầu việc và nhiệm vụ chung của Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nhiệm vụ chung của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là nhập chứng từ hàng xuất và hàng nhập như làm bill tàu, làm giấy thông báo hàng đến, invoice, packing list,…

Thông thường, công việc này thường ngồi văn phòng và nhân viên nữ rất phù hợp với vị trí này. Bởi công việc này sẽ ít phải di chuyển và đòi hỏi tính cách cẩn thận, tỉ mỉ.

3. Công việc hàng ngày của Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

• Tiếp nhận thông tin lô hàng từ bộ phận kinh doanh
• Liên hệ đại lý/hãng vận chuyển lấy booking
• Liên hệ và gửi booking cho khách hàng
• Lập chi tiết thanh toán và chuyển kế toán phát hành hóa đơn VAT
• Soạn thảo, điều chỉnh, bổ sung, cập nhật các loại chứng từ xuất nhập hàng hóa thông dụng như: vận đơn, hợp đồng, hóa đơn, giấy báo hàng cập cảng, lệnh giao hàng, khai thông tin với hải quan…
• Thu xếp các thủ tục để hoàn thiện bộ chứng từ khai báo hải quan, bộ chứng từ xin cấp CO (giấy chứng nhận nguồn gốc). Nếu là hàng hóa đặc biệt cần xin phép thì bạn cũng phải tiến hành xin cấp phép xuất nhập khẩu cho những hàng hóa này.
• Lên kế hoạch vận chuyển hàng
• Theo dõi quá trình hàng đi/đến và thông báo cho khách hàng
• Thực hiện các công văn, tờ trình có liên quan cần thiết
• Tham gia với bộ phận nhân viên  hiện trường (Operator) để hỗ trợ các thủ tục về thông quan
• Lưu trữ mọi hồ sơ chứng từ trong mọi cuộc giao dịch để phục vụ cho công việc

4. Định hướng phát triển và cơ hội thăng tiến của Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nếu mới ra trường, đây là vị trí bạn có thể làm với mức thu nhập và công việc ổn định. Công việc này sẽ giúp bạn sẽ học hỏi và tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Sau một thời gian có kinh nghiệm làm chứng từ, bạn có thể chuyển qua mảng sale. Với vốn kiến thức tự tin cùng việc bồi dưỡng, rèn luyện các kĩ năng mềm khác, bạn hoàn toàn có thể trở thành nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu và sẽ có hội thăng tiến ở các vị trí cao hơn.

Thế nhưng, để đạt được vị trí cao, bạn phải là một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu giỏi. Bạn cần nắm được cơ bản những kiến thức về hải quan, các quy trình thông quan, chạy lệnh, giao và nhận hàng hóa; có ngoại ngữ tốt vì bạn thường xuyên phải sử dụng tiếng Anh để soạn thảo các chứng từ, trao đổi thông tin với đối tác qua email, skype,… Vị trí này liên quan tới các văn bản chứng từ quan trọng nên bắt buộc bạn phải là một người tỉ mỉ, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm. Và đặc biệt bạn phải có khả năng chịu áp lực công việc vì thường xuyên phải đối diện với các deadline.