Tìm việc làm, tìm việc nhanh, tìm việc làm 24h nhanh hiệu quả

Đặc điểm nhân sự ngành Thư ký trợ lý

Khái niệm ngành Thư ký – Trợ lý

Thư ký – Trợ lý là công việc của những người có trách nhiệm phải xử lý các vấn đề hành chính cũng như nghiệp vụ cho cấp trên. Công việc của họ bao gồm: chuẩn bị nội dung cho cuộc họp, văn bản, email và các hệ thống hồ sơ khác; cũng như trả lời điện thoại, tin nhắn và các phương tiện thông tin liên lạc khác. Họ được coi là người biết rõ lịch trình của cấp trên hơn ai hết, họ thường xuyên nhắc nhở cấp trên về lịch trình, các cuộc họp tiếp theo, và lịch công tác.

Công việc, trách nhiệm của nghề thư ký và người trợ lý có sự khác nhau. Đó là người thư ký không thể làm được những yêu cầu cho vị trí trợ lý, trong khi người trợ lý vẫn đảm đương tốt nhiệm vụ của một thư ký. Người trợ lý không đơn thuần chỉ trực tiếp giúp việc cho giám đốc, xem xét, đánh giá tình hình mà còn đóng góp ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi quyết định. Trong một số trường hợp, trợ lý Giám đốc là người giải quyết một số công việc do Giám đốc ủy quyền.

Đặc điểm nhân sự ngành Thư ký – Trợ lý
1. Đặc điểm nhân sự ngành Thư ký – Trợ lý

Có khả năng làm việc nhóm tốt

Ngành Thư ký – Trợ lý luôn phải tiếp khách, đãi khách, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác, xây dựng chương trình, kế hoạch, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cũng như tổ chức thực hiện các công việc khác phục vụ cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp… Do đó, nhân sự ngành này cần phải biết kết hợp làm với với những bộ phận khác trong công ty; đối tác nhằm mang đến hiệu quả công việc tốt nhất.

Khả năng giao tiếp tốt

Phần lớn thời gian một thư ký dành để giao tiếp, làm việc với khách hàng, đồng nghiệp trên điện thoại, email, viết báo cáo.... Vì phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, đối tác nên bạn cần phải có nghệ thuật ứng xử trong giao tiếp. Khách hàng, đối tác sẽ ấn tượng với hình ảnh một người thư ký - trợ lý ăn nói lịch sự, nhã nhặn, khéo léo, thông minh nhiều hơn là một người thư ký xinh đẹp nhưng giao tiếp kém, vô vị, không tạo được ấn tượng.

Kĩ năng tin học văn phòng

Công việc hàng ngày của một thư ký – trợ lý liên quan đến các giấy tờ, soạn thảo hợp đồng, sắp xếp và lên lịch hẹn, lịch trình cho sếp, tổng hợp báo cáo số liệu,… Vì vậy, bạn phải thành thạo kỹ năng tin học văn phòng: Word, Excel,… để có thể soạn thảo văn bản chỉn chu, tạo ấn tượng tốt đẹp cho công ty.

Kĩ năng tổ chức tốt, cẩn thận, tỉ mỉ, nhanh nhạy

Thư ký – Trợ lý cần phải làm rất nhiều việc; do đó, kĩ năng tổ chức công việc tốt là rất cần thiết. Ngoài ra, họ còn rất cẩn thận, tỉ mỉ, biết quan sát để có thể hiểu ý và làm việc được với đối tác và có cách ứng xử nhanh nhạy, linh hoạt.

1. Môi trường làm việc của ngành Thư ký – Trợ lý

Môi trường làm việc của ngành Thư ký – Trợ lý chủ yếu làm trong văn phòng. Tuy nhiên, ngành này cũng yêu cầu họ thường xuyên phải ra ngoài cùng sếp để gặp đối tác, khách hàng.