1. Tầm quan trọng của nghề Thư ký Tổng Giám đốc

Thư ký đóng vai trò quan trọng, họ là những chuyên gia hành chính trong một tổ chức, doanh nghiệp. Tổng Giám đốc khá nhiều việc cần phải giải quyết, bao quát, do đó, Thư ký được xem là trợ thủ đắc lực, là người truyền đạt lại các yêu cầu, thông báo của Tổng Giám đốc cho các bộ phận, nhân viên liên quan trong một công ty.

2. Các đầu việc và nhiệm vụ chung của nghề Thư ký Tổng Giám đốc

Công việc của một thư ký liên quan đến cả con người và hành chính, bao gồm soạn thảo văn bản, hợp đồng, sắp xếp và lên kế hoạch công tác cho tổng giám đốc, liên lạc, sắp xếp lịch hẹn với các bên đối tác, khách hàng,…

3. Công việc hàng ngày của nghề Thư ký Tổng Giám đốc

• Lên kế hoạch, sắp xếp lịch hẹn, đón tiếp khách hàng, đối tác
• Thực hiện các công việc đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp trong các chuyến công tác
• Tham mưu, tư vấn và đề xuất cho tổng giám đốc các giải pháp, phương hướng xử lý, giải quyết công việc
• Soạn thảo văn bản, hợp đồng, biên dịch các tài liệu, công văn
• Phiên dịch cho sếp trong các cuộc họp
• Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của sếp.
• Tham dự các cuộc họp và ghi chép các thông tin quan trọng
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý các cuộc gọi, thông tin, tài liệu từ các bên đối tác và các phòng ban
• Thay mặt sếp xử lý và trả lời câu hỏi của các bên truyền thông cũng như các bên đối tác
• Thay mặt sếp quyết định các công việc quan trọng trong trường hợp sếp vắng mặt
• Trong một số doanh nghiệp, thư ký tổng giám đốc còn kiêm cả nhiệm vụ giám sát các hoạt động của các phòng ban

4. Định hướng phát triển và cơ hội thăng tiến của nghề Thư ký Tổng Giám đốc

Trong doanh nghiệp hiện nay, bên cạnh vị trí Thư ký Tổng Giám đốc, còn rất nhiều vị trí thư ký khác như Thư ký dự án, Thư ký Giám đốc... Để có thể thăng tiến lên vị trí Thư ký Tổng Giám đốc, bạn phải bắt đầu làm thư ký cho các chức vụ thấp hơn.

Vị trí Thư ký Tổng Giám đốc yêu cầu phải có trình độ chuyên môn, hiểu biết về kinh tế, quản trị kinh doanh, ngoại thương, ngoại ngữ... Ngoài kỹ năng chuyên môn liên quan đến công việc, một nhân viên thư ký chuyên nghiệp còn phải trang bị các kỹ năng mềm khác, xử lý các vấn đề trong công việc và trong giao tiếp hàng ngày với các bộ phận, nhân viên khác một cách khéo léo và mềm dẻo, tránh gây xung đột, cãi vã tại nơi công sở.