1. Tầm quan trọng của Trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính thường là người thực hiện nhiều các công việc khác nhau. Họ là chuyên gia trong các phần mềm văn phòng, tìm kiếm thông tin trên mạng trực tuyến, họ theo dõi và tổ chức các dự án tại công ty bạn, giúp sắp xếp lịch làm việc, và đại diện bạn làm việc với các cấp bậc trong công ty.

Họ như hình với bóng với các Giám đốc, Tổng Giám đốc... gánh vác công việc cả ngày. Do đó, tìm trợ lý hành chính không chỉ đơn thuần tìm một người thư ký ghi chép trong công việc.

2. Các đầu việc và nhiệm vụ chung của Trợ lý hành chính

Để trở thành một trợ lý hành chính giỏi bạn không chỉ đơn giản là làm các công việc có liên quan tới tin học văn phòng, nhận điện thoại hay sắp xếp lịch hội họp... Bạn còn phải đảm nhận nhiều công việc có tính phức tạp hơn như tham gia vào hoạt động quản lý nhân sự, tập hợp báo cáo thông tin từ các phòng ban, quản lý các thủ tục hành chính…

3. Công việc hàng ngày của Trợ lý hành chính

• Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các sự kiện thường xuyên của công ty
• Lên lịch họp và các cuộc hẹn
• Sắp xếp và lưu giữ hồ sơ nhân viên
• Thực hiện các công tác hành chính để hỗ trợ nhân viên hàng ngày
• Hợp tác với nhân viên ở nhiều phòng ban khác nhau
• Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ (ví dụ, thông tin nhân viên mới)
• Trả lời câu hỏi của nhân viên và chuyển câu hỏi đến phòng nhân sự nếu cần
• Tìm lại dữ liệu về công ty và nhân viên khi được yêu cầu
• Kiểm tra vật dụng hàng hóa cung ứng cho văn phòng và đặt hàng khi cần
• Sắp xếp vấn đề đi lại và chỗ ở cho nhân viên
• Chuẩn bị phòng hội nghị (chẳng hạn như đặt chỗ và kiểm tra trang thiết bị)
• Phân phát tài liệu công ty cho nhân viên (chẳng hạn như các thông báo và chỉ dẫn an toàn)

4. Định hướng phát triển và cơ hội thăng tiến của Trợ lý hành chính

Để làm tốt vị trí Trợ lý hành chính, bạn phải là người tinh tế, hay giúp đỡ mọi người, hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự và tổ chức công việc hợp lý; tuân theo các chính sách nhân sự của công ty. Bạn sẽ hợp tác với nhân viên ở nhiều nhóm khác nhau, do đó đòi hỏi kỹ năng tương tác và giao tiếp tốt.

Qua việc đảm nhận vị trí Trợ lý hành chính, bạn sẽ có cơ hội học hỏi rất nhiều điều từ sếp của mình. Cùng với đó do yêu cầu của công việc bạn cũng phải thường xuyên theo dõi và nắm bắt toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn có cơ hội mở rộng các mối quan hệ từ việc thường xuyên tiếp xúc với đối tác, khách hàng; tích lũy những kiến thức và kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn được nâng cao. Đây chính là cơ hội cho bạn có thể phát triển và thăng tiến. Có thể nói, rất nhiều người quản lý, giám đốc cấp cao đi lên từ vị trí trợ lý.