1. Tầm quan trọng của nghề Trợ lý dự án

Trợ lý dự án (Project Assistant) là người hỗ trợ đắc lực, như “cánh tay phải” của trưởng dự án. Trợ lý dự án sẽ điều phối các công việc, công tác hành chính của dự án, theo dõi và báo cáo tiến độ dự án…

2. Các đầu việc và nhiệm vụ chung của nghề Trợ lý dự án

Nhiệm vụ chung của Trợ lý dự án là phân tích và xây dựng các chỉ tiêu dự án và giám sát kết quả thực hiện chúng. Người Trợ lý cần tìm kiếm thu thập và phân tích thông tin, sớm nhận ra vấn đề và xác định nguyên nhân cũng như giải pháp cho vấn đề đó. Và một Trợ lý giỏi ngoài việc nhìn ra vấn đề thì luôn phải đi kèm với nguyên nhân và giải pháp.

3. Công việc hàng ngày của nghề Trợ lý dự án

• Hỗ trợ Trưởng dự án điều phối các công việc liên quan đến dự án, công tác hành chính của dự án
• Thu thập và phân loại dữ liệu, gửi dữ liệu cho các bộ phận nhân sự và các bên liên quan
• Giám sát và báo cáo tiến độ dự án cho cấp trên, và đảm bảo tất cả các vấn đề liên quan đến dự án đều được làm rõ, tránh bị nhầm lẫn hoặc gián đoạn trong quá trình thực thi dự án
• Lưu trữ tất cả hồ sơ liên quan đến dự án và gửi cho các phòng ban liên quan theo chỉ thị của cấp trên
• Hỗ trợ trưởng dự án về mặt hậu cần
• Lên kế hoạch và sắp xếp các cuộc họp theo sự phân công của trưởng dự án cũng như ban giám đốc
• Tham dự và ghi lại biên bản, nội dung chính trong các cuộc họp trong khuôn khổ các dự án được giao
• Tiếp cận, đánh giá bản chất dự án, tìm hiểu rõ nhu cầu, đòi hỏi của dự án về hàng hóa dịch vụ mà dự án đó cần cung cấp và tham mưu các chiến lược tốt nhất cho trưởng dự án
• Tham gia, phối hợp lên kế hoạch thực hiện triển khai dự án
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án khi trưởng dự án vắng mặt
• Soạn thảo và gửi các tài liệu dự án cho các bên đối tác liên quan
• Xây dựng các chiến lược cụ thể cho từng dự án
• Duy trì liên lạc với các bên đối tác tiềm năng quan tâm đến việc đầu tư cho các dự án
• Giám sát các nhiệm vụ giao, tiến độ làm việc của công nhân, đảm bảo họ tuân thủ đúng các quy tắc an toàn lao động
• Dự tính ngân sách cho dự án
• Tập hợp số liệu, dữ liệu dự án khi được yêu cầu

4. Định hướng phát triển và cơ hội thăng tiến của nghề Trợ lý dự án

Trợ lý dự án phải có kiến thức chuyên môn cao; ngoại hình ưa nhìn. Ngoài ra, bạn phải thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook,... giao tiếp và đàm phán tốt; giải quyết các vấn đề, sự cố phát sinh; quản lý thời gian; làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt; chịu được áp lực công việc, không ngại đi xa... Bên cạnh đó, bạn phải là người cẩn thận, tỉ mỉ; có ngoại ngữ tốt.

Đặc thù của nghề trợ lý dự án khá là vất vả, phải đi theo nhiều công trình, dự án khác nhau; đôi khi có thể sẽ phải đi công tác nhiều ngày. Do đó, vị trí này phù hợp với nam giới hơn.